成長新鮮人！

前幾天有幸因為一些因素，以一個小小新人的身分，出席旁聽公司的策略會前會。聆聽幾個不同部門的長官們向董事長報告，從中學習到了很多。但雖然已經沉澱了幾天才下筆寫心得，仍然是無法抓住那些靈光一閃的啟發。或許早有許多人有相同的分享，只是我沒有善加搜尋而已，但…我想我還是可以簡單的紀錄一下XD

下面，只能簡單的分享，無法精闢的去解釋或是闡述道理或是確切的作法，僅供紀錄，或許日後自己又有幸多參加一些會議，有更深的體悟之後，可以更新或是拓展篇幅吧。

PPT大家都知道，字少圖多、字大圖簡的道理，大概就是抓一張PPT的文字不超過50字為佳，標題不要蓋過內容，內容以簡明的條列式或表格呈現為佳，盡量以圖片、表格、柱狀圖、樹狀圖、圓餅圖之類的圖像去表達內容，可以幫助觀眾理解。至少這是我之前學生時代的概念。

這次的體悟是，「字少固然是不變的真理，圖片未必真的能夠好好的表達」。為什麼？因為圖片若過於花俏複雜，喧賓奪主炫人耳目，往往無法讓觀眾在一眼之間抓到重點，如果又因為圖片出現的動畫，真的是出現「目不暇給」的情況，根本連這張投影片的標題是什麼都忘了；又如果，講者的講說技巧欠佳，或者只是不夠好，完全只能達到催眠的作用，觀眾無法進入投影片應該傳達的訊息之中。結果當然是被長官電…

怎麼做可能比較好呢？我個人認為，以單一張投影片的版面而言，可以分成下面三種：

一、純文字：若純以文字表達，以字數在30-40左右較好，字數過多則字體一定小，若是投影螢幕不夠大，或是場地太大，可能會出現觀眾看不到文字的情形，因此如果要盡量避免，除了手動調整字體大小外，就是壓縮文字的內容，因此我覺得大概抓個30-40字/張PPT，大概就是極限了。

二、純圖表：圖表有分很多種，每種圖表依照情境及需要，應該會有細微的差別。但是大致上，應該是以1-3張圖為限即可，這邊的圖包含各種不同的圖表。原則上應該是以1張為佳，若是圖表的比較大概2張為妥，非不得已無法完全表達盡量不要超過3張。圖片要注意的在於圖片內容的清晰，圖片內容的清晰受影響的有兩項，第一是圖片呈現時的大小，第二是圖片本身的解析度。圖片呈現時太小，內容很難看見；解析度太低，就算圖片放大到整個畫面，也還是模糊一片。若是圖片本身解析度太低，以至於無法好好的呈現在投影片上時，又無法取得更好的圖片時，我建議是改以文字方式表達即可。

三、文字+圖表：這邊可能可以在細分兩項，

1. 文字結合為圖片內容：文字可能是出現在圖片裡面，例如螢幕截圖時出現在圖片內的文字；或是與圖片成為一個完整的畫面，例如圓餅圖的解說文字。這兩種狀況，第一種直接適用第二點圖表的情形下去注意製作即可。第二種的話，建議是以1個單位呈現即可，例如，1組圓餅圖+文字解說放在1張PPT上即可，切勿放多，理由很簡單，就是「版面有限」而已，如果放多了分得的版面小了，要嘛壓縮到圖片要嘛壓縮到文字，總是影響到表達，也容易造成版面的擁擠。若真的難以1個單位呈現的話，我建議是變更表達的方式或是變更使用的圖表，也可以用1個單位呈現後，搭配其他文字的說明來表示，則這種呈現方法，某種程度上也可以適用下面的狀況。
2. 文字與圖片各自獨立互為搭配：此為同一張同影片上同時有相當版面的文字與圖片同時並存的情況，若以一塊文字與一張圖片為1個單位的話，建議是每張投影片以1-2個單位為限。原則上僅以1個單位為佳，除非1個單位版面極小，且圖文內容許可，例如圖片僅為視覺美觀或極為簡潔易讀，方可以2個單位呈現。因為在視覺美觀上，圖片不重要僅僅為了增加畫面的生動，才認為1個單位以上可以接受，但超過2個單位就怕太花俏了。若是圖片是有功能性的，例如圖表，那麼為求閱讀的方便，以1個單位為限，且須注意，這個時候的文字部分，應盡量限縮在20字上下，畢竟版面已經分一部份給圖表了，文字太多就又不容易閱讀了。

其他，跟PPT有關的部份，我覺得還有兩點應該要注意的。

一、版面及顏色：版面的安排還有文字與背景的顏色搭配，意外的重要。版面的部份，Office有許多內建的範本，基本上照著用就可以了，不太需要特別調整，如果要調整的話，切忌太過於複雜花俏，記得PPT是報告的輔助，幫助傳達內容的工具而已，如果過於花俏，雖然可能有藝術上的價值，但是在講述上是完全沒有幫助的，只會讓觀眾限於困惑或是分散注意力。因此，如果不是真的有非常特殊的考量或是需求，就套用Office內建的版面模組就好。另外，比較常見有自行更動的部份，就是字體的顏色及字型，字型的話正式、嚴肅的場合還是建議中文「標楷體」，英文「Times New Roman」或兩者預設的字型即可，畢竟因為場合的需要，若因為字型過於玩鬧，恐怕影響觀眾的觀感，帶來負面的效果。若是比較輕鬆或是有極為特殊的需求，那字型可以隨意的調整。這邊比較重要的是字型顏色的部份，要注意字型顏色與背景的搭配，務求讓文字明顯，也要注意背景不要顏色過重，往往「互補色」是不錯的選擇，但在選擇的時候，就要注意背景的用色，不要選用大面積同色系會讓人產生壓力或是眼睛疲勞的，太亮或太重的顏色都不好，例如背景用亮綠色、暗紅色、深紫色，即使文字用互補色的方式呈現，觀眾也會感到閱讀不易而不舒服，這點要特別注意。

二、講解：一個演講的內容，除了PPT之外，就是口條講解的部份了。這邊僅討論PPT跟演說的搭配，口條的話恕我還沒有太深的體驗，就不獻醜了，僅略微提一下，記得音量要夠大、口齒夠清晰，還有最重要的，講話不能快，大概70-100字每分鐘左右，這樣的話速應該還算是可以接受的。一般來說，建議是以3-5分鐘搭配一張投影片的節奏來呈現，主要考量的點有二，第一，若是講解內容很多，往往使得單張投影片需要承載許多的內容，容易造成版面的擁擠而違反上面的想法；第二，縱使單張投影片畫面呈現簡潔，但講解內容很多的話，容易造成講解內容超出投影片太多，觀眾跟不上，或因為一時的注意力分散，而無法即時進入表達的內容。因此我認為抓個3-5分鐘，是比較合宜的，當然這中間不包含跟觀眾的互動，僅以內容而論。

最後下個結論，方便直接畫面END的可能。

PPT大多是用來輔佐報告的工具，因此還是以好的報告內容為主力，PPT縱可加分怕也不多，只求不因PPT而扣分就算萬幸了。在PPT製作時，一定要記得「版面有限」這個最重要的大前提，再來就是報告的「時間有限」這個前提，還有最重要的，觀眾的「耐心有限」，每一個錯誤或是缺點，都會消磨觀眾的耐心，當觀眾的耐心歸零，或是變成負值，你一定是被電到歪，電到飛高高。要以如此的態度來去衡量一份PPT究竟要多少的張數、每一張要如何配置的問題，才能避免出錯。尤其在製作完成後，記得先以放映模式，去檢查以一個觀眾的角度，這份PPT有沒有什麼問題需要注意或是改進的，如果時間不急迫，也可以隔幾天或隔幾個小時再檢查，讓自己先抽離當下的情境，方便抓出問題，都是很好的方法。

當然一場會議，所能觀察到的報告技巧有許多，不是短短一篇文章或是我一個小小新人可以處理跟明瞭的，這邊僅僅是一些簡單的經驗分享以及給自己的一個紀錄，方便日後自己審視，對他人也只是僅供參考而已，或有不同的意見或想法，也可以提出來分享或是討論。